Mehr Bürgerservice durch medienbruchfreie Antragsabwicklung in Schladen

Eine „Pilotfunktion im Land Niedersachsen“ attestiert ein Test der Goslarschen Zeitung vom 17. März 2008 dem vom Institut für E-Business an der FH Braunschweig/Wolfenbüttel konzipierten Internetangebot. Neben Barrierefreiheit, Video-Podcast und einem umfangreichen Informationen können in Schladen online die Kinder zum Kindergarten angemeldet und Dorfgemeinschaftshäuser gebucht werden.

Ein für alle Beteiligten effizientes und nutzenbringendes E-Government benötigt ein nahtloses Ineinandergreifen von Strategien, Prozessen und Technologie. In Schladen wurden zunächst in Workshops insgesamt 66 Arbeitsabläufe gemeinsam mit den Verwaltungsmitarbeitern analysiert, dokumentiert und anschließend durch Prof. Dr. Asghari und seinem Team optimiert. Die im Test erzielte Platzierung ist das Ergebnis einer ganzheitlichen E-Government-Strategie, die neben einem informativen Internetangebot vor allem die effektive Abwicklung der Prozesse in der Verwaltung zum Ziel hat. Nur so bringt E-Government nachhaltig Vorteile für alle Prozessbeteiligten. „Wir wissen, dass der ländliche Raum große Strukturprobleme hat. Deswegen versuchen wir so gut wie möglich, für unsere Bürger da zu sein. Durch eine elektronische Abwicklung haben meine Mitarbeiter mehr Zeit für die wirklich wichtigen Anliegen der Bürger.“, sagt Schladens Samtgemeindebürgermeister Andreas Memmert.

Als erste Maßnahmen wurde auf Basis der erarbeiteten Strategie, die Kindergartenan- und abmeldung in Schladen komplett digitalisiert. Nicht nur die Antragsstellung geschieht digital, auch alle damit verbundenen Arbeitsschritte erledigt die Sachbearbeiterin in der Verwaltung per Mausklick. Als zweite Maßnahme wurde die Buchung der insgesamt fünf Dorfgemeinschaftshäuser der Samtgemeinde elektronifiziert. „Wir sind hier einen ganz neuen Weg bei der Umsetzung gegangen und setzen konsequent auf Open-Source-Technologien. Das Fachverfahren ist dabei nahtlos in das eingesetzte Content-Management-System integriert, so dass die zuständige Mitarbeiterin in einem System die notwendigen Arbeitsschritte erledigen kann. Dabei werden alle Prozessbeteiligten per E-Mail informiert und Bescheide und Dokumente dynamisch als PDF-Dateien generiert“, so Institutsleiter Prof. Dr. Reza Asghari.

Dabei war die zuständige Mitarbeiterin in der Samtgemeinde so von dem eingeführten System überzeugt, dass als Spin-Off gleich die Aufnahme und Abwicklung von Schadensmeldungen des Bauhofs als eigenständiges Fachverfahren mit umgesetzt wurde. „Wir haben über 2.000 Aufträge pro Jahr für unsere Mitarbeiter des Bauhofs, die es zu koordinieren gilt, die Daten werden nun vom Auftrag bis zur statistischen Auswertung konsequent in einem System gehalten und weiterverteilt. Das hilft uns den Überblick zu behalten und der Behörden-Dreikampf ‚Knicken – Lochen – Abheften‘ ist damit endlich passé!“, so Memmert.


Die Institut für E-Business GmbH an der FH Braunschweig/ Wolfenbüttel hat ein Verfahren entwickelt, bei dem jene behördlichen Anträge und damit verbundenen Verwaltungsprozesse identifiziert werden, die für Verwaltung, Wirtschaft und Bürger maximalen Nutzen stiften. Auch die Samtgemeinde Schladen profitiert nun unmittelbar von diesem Know-How und trägt damit zu mehr Transparenz, Effizienz und Kostenreduzierung in der öffentlichen Verwaltung bei – wir beglückwünschen unseren Kunden zum erzielten herausragenden Gesamtergebnis!

www.samtgemeinde-schladen.de

Der Artikel "Der weite Weg zum virtuellen Rathaus" der Goslarschen Zeitung vom 17.03.2008 für Sie zum Download

Die Pressemitteilung als PDF-Datei zum Download

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