Projekte, in denen unsere Fachverfahren zum Einsatz kommen
In diesem interessanten Videobericht können Sie sich selbst ein Bild von den Möglichkeiten machen, die die Kindergartenanmeldung in Schladen ermöglicht.
Die voll digitalisierte An- und Abmeldung im Kindergarten
Durch Einsatz des BOL-Formularservers konnte das Institut für E-Business als erstes Fachverfahren die An- und Abmeldung in Schladens Kindergärten umsetzen. Neben der bequemen Eingabemöglichkeit für den Bürger, seine Kinder direkt über das Internet für einen Kindergarten anzumelden, gelang es dem Institut im Backend des Formular-Gateways, die einzelnen Arbeitsschritte in der Samtgemeinde Schladen komplett digital abzubilden. So wird der Antrag nach Eingang geprüft, durch Mausklick ein entsprechender Bescheid als PDF-Datei generiert und kann anschließend durch andere Mitarbeiter auf sachliche und finanzielle Richtigkeit geprüft werden.
Während jeden Schrittes wird der Bürger im Prozessverlauf per eMail über den Status seines Antrages informiert und erhält Bescheide und Informationen ebenso digital per eMail. Dieses schafft auf der einen Seite Transparenz, erspart dem Bürger lästige Amtswege und fördert die effiziente und schlanke Abwicklung der Arbeit in der Verwaltung.
Unser neues Produkt OpenGov findet in folgenden Projekten Verwendung:
Medienbruchfreie Buchung von Dorfgemeinschaftshäusern in der Samtgemeinde Schladen
Mit Hilfe von OpenGov wurde der Buchungsvorgang für die fünf Dorfgemeinschaftshäuser (DGH) in der Samtgemeinde erheblich vereinfacht. Bedingt durch verschiedene Satzungen mussten bis dato papierbasiert bis zu 350 verschiedene Buchungsoptionen verwaltet werden. Dabei wurden Termine für jedes Haus in einem einzelnen Kalender gepflegt, z.T. sogar von den einzelnen Hausverwaltern selbst. Mit Hilfe von OpenGov kann der Bürger direkt online die entsprechenden Belegtzeiten für sein DGH sehen und, falls der gewünschte Termin verfügbar ist, auch direkt die entsprechenden Optionen buchen.
Diese Buchung wird dann mit Hilfe von OpenGov in der Samtgemeinde Schladen weiter bearbeitet. Dabei reicht der Aufruf einer einzigen Maske auf, mit der die zuständige Sachbearbeiterin von der Information an Hausverwalter bis zur Erstellung der entsprechenden Bescheide alle notwendigen Maßnahmen eingeben kann. Das Programm übernimmt dabei selbsttätig die Berechnung entsprechender Gebühren und notwendiger Mietkautionen, so dass hier ein Kontrollblick durch die Mitarbeiterin ausreicht.
Auch der Gebührenbescheid kann vollautomatisch und personalisiert per E-Mail an den Bürger versandt werden.
Beauftragung und Abarbeitung von Schadensmeldungen im Bauhof
Inspiriert durch die Erfahrungen mit OpenGov in der Verwaltung der Dorfgemeinschaftshäuser nutzt man dieses System nun auch zur Annahme und Abwicklung von Schadensmeldungen im Bauhof der Samtgemeinde Schladen. Bis zu 2.000 Aufträge müssen pro Jahr in der Samtgemeindeverwaltung bearbeitet werden. Mit Hilfe von OpenGov geschieht dieses nun zentral in einem System. Alle Aufträge werden zentral im System erfasst und zur Weiterverarbeitung als PDF-Datei automatisch an die Leitung des Bauhofes weitergeleitet. Die entsprechenden Aufträge können dann ausgedruckt und die einzusetzenden Mitarbeiter im Außendienst weitergereicht werden. Eine Rückmeldung geschieht dann wieder zentral im System. Die Leitung des Bauhofes erhält damit jederzeit einen aktuellen Überblick über alle Aufträge und deren Stati.
Darüber hinaus bietet OpenGov eine statistische Auswertung der Aufträge, nach frei konfigurierbaren Parametern und dient damit auch zum Controlling.
OpenGov zur Verwaltung der „verkehrslenkenden Maßnahmen“ im Landkreis Wolfenbüttel.
Mit Hilfe von OpenGov werden zukünftig alle verkehrslenkenden Maßnahmen, wie z.B. Veranstaltungen und Baumaßnahmen im öffentlichen Straßenverkehr des Landkreises Wolfenbüttel zentral bearbeitet. Hierzu wird aus Bürgersicht ein benutzergeführtes Eingabeportal erstellt, welches mit dem aktuellen Straßenverzeichnis des Landkreis Wolfenbüttel verknüpft ist.
Im Fachverfahren werden dann aus dem Straßenverzeichnis heraus die entsprechenden Zuständigkeiten im Anhörungsverfahren vollautomatisch hergestellt und die Sachbearbeiterin kann mit wenigen Mausklicks die Anhörung mit den verschiedensten zu involvierenden Stellen beginnen. Hierzu versendet das System E-Mails an die zuständigen Stellen und die Rückmeldung geschieht zentral über eine Webplattform. Mit Hilfe einer Ampeldarstellung hat die Sachbearbeiterin im Straßenverkehrsamt jederzeit den Überblick über den Status der einzelnen Rückmeldungen und kann das ganze Verfahren zentral koordinieren. Auch die Generierung des entsprechenden Bescheides geschieht im weiteren Prozessverlauf vollautomatisch im System. Entsprechende Bescheidvorlagen können zentral in OpenGov gepflegt werden und den einzelnen Maßnahmen zugeordnet werden.
